給与計算お役立ち情報

　年俸制でも、管理監督者（労働基準法第41条）などを除いて、割増賃金の支払義務（労働基準法第37条）及び毎月払いの原則（労働基準法第24条）の適用を受けます。

　年俸額に割増賃金を含むものとする旨の方式を採るためには、毎月支払われる給与にどれだけの割増賃金が含まれているか、明確に定められ、区別できるものでなければなりません。なお、後述(2)記載の定額残業代の留意事項も参照してください。

　固定残業代（定額残業手当）については、近年の最高裁判決を受けて、労働基準局長名の通達等で次のような留意すべき事項等が示されています。

　労働基準法上関連するのは、第25条賃金の非常時払い（出産、結婚、病気、災害等の規定です。ここでは、使用者に対して、非常の出費のあった労働者から請求された際には、既に行った労働に対して、給料日前でも支払うように定めています。あくまでも、既に労務の提供を受け、未払いの賃金が発生している必要があります。

　将来の労働に対する給料までを支払うことは求めてはいませんので、前借りに応じる義務はありません。

　就業規則等に定めがあれば、通勤手当も不就労控除ができます。

　給与支払手続きの簡素化で「通勤定期券代」としてまとめて支給していることが多いため、設問のような場面に遭遇する事例があるかと思います。また、出勤に連動する通勤手当以外にも、資格手当も毎日の勤務に関連している手当ですので、欠勤控除する場合も考えられます。

　欠勤控除の計算方法は法令上の規定がありません。よって、減額する賃金項目は「基本給」だけか、「通勤手当」や「資格手当」などその他の手当も含むのか、そして計算方法として、分母に「当該所定労働日数」、「年平均月所定労働日数」、「当該月歴日数」のいずれにするのかなど、就業規則に明確に定めておいた方が良いでしょう。

　たとえ、給与計算担当者側のミスであったとしても、過払いを受けた従業員に対し、不当利得返還請求権が発生するため、返還請求ができます。なお、この返還請求権の時効は原則として10年です。

　労使協定で「過払い賃金の給与天引きをする」旨が定められていれば、賃金全額払いの例外として給与から控除することもできます。

　労使協定が無い場合でも、「前月の過払い賃金を翌月分で精算する程度は、賃金それ自体の計算に関するものであるから、労働基準法第24条（賃金全額払い）違反とは認められない」といった通達（昭23.9.14基発第1357号）や、給与から控除する時期、方法、控除金額が従業員の生活を脅かすおそれのない場合は控除が認められるといった判例もあります。

給与計算をするとき、給与から控除するものに社員の昼食代や会社の立替金などを依頼されるときがあります。厳密にいうと控除するには、控除に関する協定書が必要になります。会社に労働組合とかがある場合にはその組合と書面で合意したもので、組合などがないときは労働者の過半数の代表者との控除に関する協定書を作ることになります。

でも実際はそういうことはしないで給与から控除してしまっていると思います。従業員との合意があれば問題が起こりませんので、問題が起こらないのでしたらいいのかと思います。労働基準法は全額を働いた人に直接渡すことになっていますので、控除することができる内容は限定されています。合意があれば何でも控除できるかというとまたいろいろ問題が出てくると思います。

食事代などでしたら、会社が立て替えた食事代の控除なので食事をする人だけに限定されてきますが、対象は全従業員ですので協定書でよいと思います。組合費とか従業員が対象になる旅行積立金とか社内預金などでもでも控除に関する書面でよいことになります。内容は会社が行い福利厚生などに限定されてくるものと思います。

控除に関する書面は定型のものがあるわけではありませんので、自由に作るのですが、難しい内容ではなく、定期的に支払われる給与から具体的に何を引くかという控除項目を記載して組合と会社でとか従業員代表者と会社でとかで書面を作成することになります。

給与から控除するのも知らないで行ってしまうとあとで問題が起こる場合がありますので注意が必要と思います。例えば会社立替金です。従業員の方がお金がないのでということで会社が立て替えたとします。小さい金額でしたら良いのですが、100万円とかになると問題が出る可能性があると思います。その人が退職してしまうときとかです。退職する２か月間の給料から差し引こうとすると２か月間給与は０になってしまうでしょう。そんな時法律では給与から控除できないと主張されたりするとややこしいことになると思います。

給与は全額払いその退職の後請求して返してくれるかどうかはわからないからです。特にトラブルがありその人が退職する場合などではなおさらと思います。立て替えた金額が大きすぎる場合などはトラブルの原因になる可能性がありますので、できるだけやらないほうが良いのですが、経営者としては何とかしてやりたいと思うこともあると思います。ではどうするか、法律に頼るよりもそのお金をどうすれば返せるかなど、具体的な目標を示しモチベーションを上げることが必要になるのだと思います。難しいと思いますが。

未払賃金を請求する期間が２年から５年に延長になっています。でもなぜか当分の間３年ということになっています。未払の残業代を５年分請求されると会社側が困るからのようです。法律上では賃金請求権は５年となっています。請求する賃金にも賃金の支払、、非常時払、休業手当、出来高払制の保障給、時間外・休日労働等に対する割増賃金、年次有給休暇中の賃金などいろいろあると思いますが、本給を支払っていない会社はほとんどないと思いますので、残業代の支払いが延長されたことが一番大きいと思います。

退職金は請求権の時効が５年で改正後も５年のままです。この改正は２０２０年４月１日以降に支払われる賃金に適用されます。その前に支払われたものは旧法の２年が請求時効になります。会社経営者は給与計算の残業代の計算間違えは３年さかのぼることになりますので今後さらに注意が必要になるものと思います。ワザとではないのに３年分さかのぼられると小さい会社ですと資金繰りが狂うかもしれません。

保存期間の延長の対象となるものは、①労働者名簿、②賃金台帳、③雇い入れに関する書類、④解雇に関する書類、⑤災害に関する書類、⑥賃金に関する書類、⑦その他の労働関係に関する重要な書類　です。３年保存の起算日は、給与の支払い期日です。例えば３月分給与は末締めで４月１０日支払いでしたら、４月１０日の給与支払い期日から３年保存ということになります。

解雇や災害補償はあまりないと思いますので、①②③⑥⑦あたりのいつも作っている書類の保存をとりあえず３年どこにあるかわからなくならないように、保存箱に入れて置いておくとよいと思います。保存箱には何時から何時までが保存義務化書いておくと捨てるとき捨てやすくなると思います。請求権が３年ですので、保存期間も当分のあいだ３年ということになっています。これから民法の通り５年になるときも来ると思いますので書類の保存は事業者にとってとても大切なことになってきます。

労働基準監督署の調査は通報などでもない限りほとんどないと思いますが、未払い賃金など争われる可能性はありますので、税務調査用の書類に加えて給与関係の書類も区別して保存することをお勧めします。

労働者を雇い入れたとき会社が作成するもので、厚生労働省令に定められています。履歴書で内容はほぼおなじなので利益書のコピーとか履歴書に必要な情報を追加することでも足りると思います。でも助成金とか手続きをするときに提出する書類にもなりますので、簡単で大丈夫ですので作成しておくとよいと思います。

雇用保険の取得のときは、労働者名簿で前職を職業安定所が確認しその前職で雇用保険加入だったかどうかとか、雇用保険取得したままで喪失手続きをしていないかとか確認するようです。でも労働者名簿はほとんど履歴書と同じ内容で重複しますのでエクセルなどで簡単に必要項目だけ入れるようにした表を作ればよいと思います。ネットなどでひな型をとるとワードの縦書きのものが出たりしますが、入力しづらいです。ご自分でエクセルで作ったほうが簡単と思います。

法定３帳簿といわれているものの１つです。法定３帳簿とは上記の労働者名簿と賃金台帳と出勤簿です。法定３帳簿といわれるだけあっていろいろな場面で要求されます。例えば社会保険とは関係のない、運送業許可のトラック協会の件さとかでも重要な書類になります。もちろん社労士の分野である助成金申請や労働基準監督署の調査とかでも重要なものになります。

助成金申請では作り直しということは禁止ですので、原本を提示する必要がありそれが就業規則などに矛盾しないことが要求されます。そのときこの３帳簿が整然と整理されていて、法律に違反していないようにしておかないとせっかく申請しても無駄になることもあります。従業員からの未払い賃金や給与計算の基礎や倦怠記録なども記録をきちんと残しておかないとあとでトラブルになる可能性がありますので、普通の書類なのですが整理しておくことが必要です。

賃金台帳ですが、事業所ごとに、各労働者ごとに作成する必要がります。普通支払いのために作るものはエクセルなどですと月ごとに従業員の給与一覧表を作成すると思います。給与を月ごとに支払うための一覧表では人ごとになっていないので、賃金台帳とはならないです。エクセルで作ると同じようなものを２回作らなければなりません。数字を給与支払いの一覧から飛ばそうとするとかなり式など入れなければなりませんし、間違えると修正が大変です。

こういった場合は、５人まで無料の給与クラウドや弥生給与クラウドなど年間料金が安いものがありますのでそちらを使うことをお勧めします。またはご自分で作成するのが面倒な時は私共の給与計算をご利用いただけましたらと思います。

社員の倦怠記録の確認の原簿です。出勤簿の形式はいろいろあると思いますが、期間が入れられる形式のものが良いと思います。エクセルで作成すれば簡単にできます。そのシートで残業代の集計もできると思いますが、それには少しエクセルの始期を入れる必要がありますので、表計算ソフトがあまり好きでない方には苦痛と思います。勤務時間と勤務内容と有給とかを備考欄に作っておくとそのシートだけで勤怠管理ができます。

当事務所はそのようなエクセルの表をクラウド上に置いてあります。エクセルシートには暗証番号を入れて管理者と本人だけが開けられるようにしてあります。そうすれば月末には残業時間が集計されている状態で勤務シートを回収することができます。

タイムカードはいろいろなものが販売されています。エクセルシートで出力できて、会社に必要な情報ができるだけ簡単に集計できるものを選ぶとよいと思います。勤務時間が終わった後退社しなかった場合などが良くある会社の場合、タイムカードだけで勤怠記録をするのかどうかというところも悩ましいところだと思います。また１分遅刻とかがタイムカードですときちんと出てしまいます、それにタイムカードのおいてある一が会社の入り口で席に着くまで結構移動する場合など、席に着く状態が勤務開始ということが記載されている就業規則との兼ね合いはどうするかなどタイムカード集計にはすこし技術が必要です。

従業員の不利にならないよう取り扱えば問題ないのですが、実際の勤務時間と違ったりするとそれはトラブルの種になります。会社の状況によって出勤簿と出勤管理は最小の手間で効率を上げる方法を考えることになると思います。

間違わないことが一番良いのですが、給与計算でミスが起きてしまった時どうすればよいでしょうか。最も安全なのは気づいたとき清算してしまうことです。ところがその都度清算すると給与計算で算出した合計が変更になってしまい、さらに間違いを誘発しそうです。ですので通常は気づいたらメモし、本人に連絡し来月の給与支払いのとき清算しますのでとことわり、次の月で清算することが一般的です。

気づかなかったとき、または１年後に年末調整をしていて気づいたというときですが、そのときでも次の月の給与で清算する方法が良いと思います。もちろん状況によります。問題が起こるとすると年末調整で気づくとか、他の人から間違いを指摘されて、そのほかの人も見なおしたら手当がすっと違っていたという場合です。間違っていた人が在職しているのでしたら社長と相談して次の月で清算する方法もあります。しかし退職していたらどうなるかです。

退職している場合少なく間違っているのでしたら請求があれば今の法律で３年さかのぼり支払うことになります。しかし多く払ってしまった場合です。この場合は戻してもらうことはできないでしょう。となると給与担当者が社長から叱られると思います。めったにないことですが過不足には注意が必要です。

また多く見受けられるのは、社会保険料の最初の控除とか退職の時の控除を間違ってしまうパターンです。それと新入社員を採用したときの最初のデータづくりで雇用保険加入をミスして登録してしまうとか、２か所に勤めている人なので甲と乙を間違えて登録してしまうとかです。この辺は給与ソフトの設定の問題ですがプリントして給与担当者がチェックする必要はあるとおもいます。

なお間違った部分については翌月に清算すればよいと書きましたが、そうすると給与全額払いの原則に違反するのではという疑問が起きます。でも行政通達では、過払い賃金を翌月清算することは違反とは認められないと実務を考慮した書き方をしています。

平均賃金という聞きなれない言葉があります。平均賃金とは例えば有給休暇１日をとったときにいくら支給するかという計算の基礎になるものです。なぜこういったものが必要かというと、１月のにっすが違いますし、手当などでその月の支給額が変わってしまうので、月ごとの給与を基準にすると、５月に１日休んだのと６月に１日休んだ金額に差が大きく出てしまう可能性があるからです。

よって算定すべき事由の発生した日以前３か月間にその労働者に対し支払われた賃金の総額をその日数で割って１日分をだし、あまり１日の金額が違わないようにしようというものです。

算定すべき事由とは、①解雇予告手当をし貼る場合　②使用者の責めによって労働者を休業させた場合　③労働者が年次有給休暇を取得した場合　④業務上の災害に対し、災害補償を行う場合　⑤減給の制裁を行う場合　です。

算定すべき事由の発生した日とは、①労働者に解雇の通告をした日　②休業日・年休日(2日以上の期間にわたる場合は、その最初の日)　③診断によって疾病が確定した日　④　制裁の意思表示が相手方に到達した日　です。

以前３か月間の３か月の数え方は、算定事由の発生した日は含まず、その前日から遡って3か月です。賃金締切日がある場合は、直前の賃金締切日から遡って3か月となります。賃金締切日に事由発生した場合は、その前の締切日から遡及します。計算式も書いてあることを読むと計算できそうですが実際に計算しようとするとその日は含むのかとか３か月何時から何時までかとかいろいろ面倒です。でも間違うともらう人がいますのであとで問題にならないようにきちんと計算したほうが良いと思います。実務ではエクセルやソフトなどで計算できるようにしてあるとよいと思います。

賃金の総額は、通勤手当、６カ月定期代ならその１か月分にして計算した金額、昼食の補助とかの手当なども含まれます。実際に支給されていない賃金の未払いも含まれますし、ベースアップが確定しているのでしたらそのベースアップ分も含まれます。除外されるものもあります。賞与など臨時で支払われるものです。結婚手当、私傷病手当、加療見舞金、退職金等も臨時の支払いになるので除外されます。

なお日々雇い入れられる方は、稼働状況にむらがありますので一般の労働者の方とは別に、「本人に同一事業場で1か月間に支払われた賃金総額÷その間の総労働日数×73/100」という計算方法があります。

上記で平均賃金について書きましたが、具体的に平均賃金が必要になる場合について記載します。

労働者を解雇する場合では解雇予告をする必要があります。その予告期間が３０日前となっています。即日解雇とか３０日たたないうちに解雇とかすると解雇予告手当が必要になります。そのとき計算の基礎になるのが平均賃金です。あまりないと思います。解雇予告手当の手続きとか注意点はお役立ち情報→就業規則に詳しく記載させていただきます。

なお解雇予告手当は所得税としては非課税にはならず、給与所得でもなく退職所得になります。日数分の計算でも給与所得になりませんので注意が必要です。退職所得は社会保険料控除の対象になりませんし、退職所得控除の範囲であれば源泉所得税を差し引くことも届け出が出ていればなくなります。給与所得にならないのでもらうほうとしては所得税も住民税も安くなるので得なのですが、解雇手当ですから本来支給などの対象にならないのが良いのですが。

仕事がないなど会社側の都合で労働者を休ませた場合、会社は休業手当として平均陳儀の60％を支払わなければなりません。会社側は仕事がないからといって給与をカットできないということです。60％なので全部ではないですが、従業員が多い場合、仕事の確保など経営に失敗すると会社は大変なことになります。有給休暇もあるし、休業させると休業手当もあるので人を採用するのは大変なことだと思います。休業補償を払うことが起こらないよう経営者は日々努力している気がします。この休業手当は平均賃金をもとに計算します。

■作成中

　雇用通知書に週４８時間の所定を記載するとどうなるでしょうか。建設業や現場での仕事をする業種にあると思います。はじめから勤務が月曜日～土曜日というものです。この場合１日７時間とかでしたら問題ないのですが、始まりが８時で終わりが１７時という記載をすると週所定が４８時間になります。

　所定で４８時間としても、休日は週１日日曜日と明記すれば休日は労働基準法をクリアしているのでOKです。ただ労働基準法が週４０時間と定めているので、週４８時間の労働条件を出す場合には、その部分は無効になり労働基準法の４０時間に読み名をされます。そうすると８時間は所定ではなく時間外という扱いになります。

　ここで時間外が時給計算とかでしたらよいのですが、月給の場合は面倒です。会社側が４８時間で月給３０万円と考えているとすると、その部分が４０時間に読み名をされてしましますので、週４８時間を明記したいときは残業代に注意して月給を決める必要があります。

　給与を決めるとき、４８時間でいくらと決めます。その給与を４０時間分と８時間×1.25にわけて計算し足し合わせて４８時間分の想定している給与になるように４０時間分を決めます。労働条件通知書には、月４５時間分の残業代含むとして、土曜日分８時間×４日でたりるので明記します。

　労働条件通知書にはこんな感じで記載すれば、本当は４８時間というのはおかしいのですが問題が起こらないです。ただ給与が少なく表示されるので求人のとき印象はどうかということはあると思います。

■作成中

　女性であるということで男性と差別することが禁じられています。ただ実際働いているうえで差があるのでしたらそこは問題ないということです。この原則は当然こととして、働いていることが同じで男性だから少し給与が高いということを証明することは困難な気がします。

　使用者は、働いている人が女性だからという理由で賃金について差別するのを禁止するということですが、この場合は女性だからという理由の場合だけです。実際にどうかということではなく、女性だから勤続年数が短くなるだろう、家計を維持しているのは旦那さんだろう、子育てがあるから残業や有給が多くなるだろうなどという理由から、実際には男性と同じ仕事をしているのに給与が安いときは、この規定をもとにその差額を請求することができます。

　経営者側からすれば、それなら男性も含め全体の給与を少し下げて女性の賃金に回すことが必要になるということになると思います。そうするとやる気のある男性が集まらなくなるかもしれないと考えるかの知れません。でも法律では女性ということを理由としての給与差別を禁止していますので、この法律に従って経営を考えることになると思います。

　ただ実際には職務、能率、技能、責任などで給与の手当をつけて行けば実力に応じ差が出ますので問題は起こらないのかもしれません。

　給与を決めるとき、４８時間でいくらと決めます。その給与を４０時間分と８時間×1.25にわけて計算し足し合わせて４８時間分の想定している給与になるように４０時間分を決めます。労働条件通知書には、月４５時間分の残業代含むとして、土曜日分８時間×４日でたりるので明記します。

　労働条件通知書にはこんな感じで記載すれば、本当は４８時間というのはおかしいのですが問題が起こらないです。ただ給与が少なく表示されるので求人のとき印象はどうかということはあると思います。

■作成中

給与明細書をメールで送付したりウェッブで配布したりすることが現在の主流です。紙ベースですと渡す手間がありますし、なくしてしまうこともあるかもしれません。パソコン上でしたら何度でも見られますしなくすことがありません。それに配布する手間もプリントする手間もありません。

料金の方もフリーウェイでは恋込みの料金で別途料金を取っていませんし、弥生給与でも月３千円くらいで100人くらいまで可能です。人数んの多い会社はウェッブ明細がお勧めです。

ただ難しい話になるとウェッブ明細は従業員の方の承認が必要になっています。会社が楽だからということで勝手に始められないようです。実際は双方にメリットがあるのですから問題が起こることはないと思いますが、所得税法で従業員が紙の明細書を請求したときはそうしないといけないという規定があります。よって紙でないウェッブでの配布をするときは、それでよいですかという同意書をもらうということになります。実際には業務連絡か何かで紙の方が良い人いますかいるときは何が何日までに総務にお願いしますみたいな感じで終わりにしてしまうのではと思います。当事務所もそうです。問題は起こらないと思いますが、便利なパソコンの機能を使うときは法律関係にも注意が必要なようです。